SharePoint für kleine Unternehmen – klare Ablage, verständliches Intranet.
Dokumente und Informationen, die Ihr Team tatsächlich findet. Synvio plant und richtet SharePoint mit abgestimmten Dokumentbibliotheken, Gruppen und Berechtigungen ein. Die Lösung entsteht mit Microsoft-365-Standardfunktionen im Tenant Ihres Unternehmens, wird sinnvoll mit Teams verbunden und verständlich übergeben.
Wo gehört etwas hin – und wer darf es sehen?
Eine gewachsene Ablage wird nicht besser, nur weil sie in der Cloud liegt.
SharePoint löst kein Ordnungsproblem automatisch. Vor der Einrichtung muss entschieden werden, welche Bereiche gebraucht werden, wem Inhalte gehören und welche Zugriffe im Alltag wirklich sinnvoll sind.
Die gültige Datei ist nicht erkennbar.
Desktop, E-Mail-Anhang, persönlicher Cloud-Ordner und Netzlaufwerk enthalten unterschiedliche Fassungen.
Teams entstehen schneller als eine gemeinsame Logik.
Neue Kanäle und Ordner lösen einzelne Aufgaben, aber niemand sieht mehr die gesamte Ablagestruktur.
Berechtigungen folgen Ausnahmen.
Einzelne Freigaben wachsen über Jahre. Wer warum Zugriff hat, ist später nur schwer nachvollziehbar.
Die Struktur lebt nur im Kopf einer Person.
Fehlt die Erklärung, beginnt jedes neue Teammitglied wieder mit Suchen, Fragen und eigenen Ablagewegen.
OneDrive. SharePoint. Teams. Nicht drei Ablagen.
Die Oberflächen greifen ineinander, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Eine gute Struktur macht diesen Unterschied für Mitarbeitende verständlich.
OneDrive
Der persönliche Arbeitsbereich für Entwürfe und Dateien eines Benutzers. Dauerhaft gemeinsam benötigte Inhalte gehören in eine geregelte SharePoint-Ablage.
SharePoint
Der gemeinsame Ort für Bibliotheken, Bereiche, Seiten und abgestimmte Berechtigungen. Hier entsteht die verlässliche Struktur des Teams.
Microsoft Teams
Die tägliche Oberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit. Dateien in Teams-Kanälen liegen technisch in SharePoint und sollten derselben Logik folgen.
Das Ziel: Mitarbeitende müssen nicht die Technik erklären können. Sie sollen wissen, wo ein Dokument entsteht, wo es verbindlich abgelegt wird und wie sie es wiederfinden.
Aus verteilten Dateien wird eine gemeinsame Informationskarte.
Die Darstellung ist schematisch und enthält keine Kundendaten. Sie zeigt das Prinzip: weniger zufällige Speicherorte, klar benannte Bereiche und ein gemeinsamer Einstieg.
Jeder findet etwas. Niemand weiß, ob es das Richtige ist.
Folge: Rückfragen, doppelte Fassungen und Wissen, das an einzelnen Personen hängt.
Ein zentraler Einstieg. Vier klar benannte Bereiche.
Ergebnis: dieselbe Struktur in SharePoint und über Teams – dokumentiert und an das Team übergeben.
Workshop. Pilot. Go-live. 30-Tage-Check.
Der Einstieg bleibt bewusst überschaubar: erst gemeinsam entscheiden, dann mit ausgewählten Inhalten prüfen, verständlich übergeben und nach dem Start noch einmal auf den tatsächlichen Betrieb schauen.
Bestand und Zielbild klären.
Wir betrachten einen repräsentativen Ausschnitt, wichtige Dokumentarten, Beteiligte und heutige Ablagewege. Daraus entsteht die freigegebene Informationskarte.
Die Struktur im Kleinen prüfen.
Bibliotheken, Gruppen und grundlegende Rechte werden eingerichtet und mit einem vorab vereinbarten Pilotbestand praktisch getestet.
Freigeben und verständlich übergeben.
Nach dem Feedback geht der vereinbarte Startbereich live. Benannte Personen erhalten Dokumentation, Einweisung und klare Zuständigkeiten.
Nach dem Start gemeinsam prüfen.
Technischer Stand, offene Fragen und die vereinbarte Nutzung werden einmal gemeinsam geprüft. Größere Erweiterungen bleiben eigene Vorhaben.
Was kostet ein klarer SharePoint-Start?
Der Workshop liefert Zielbild und Entscheidungsgrundlage. Dokumentenablage Start setzt die gemeinsame Ablage um. Intranet Start ergänzt einen zentralen Informationsbereich.
Struktur-Workshop
Für Unternehmen, die vor einer Umsetzung klären möchten, ob SharePoint passt und wie ein belastbarer Start aussehen kann.
- 90–120 Minuten gemeinsamer Workshop
- Prüfung eines repräsentativen Ablageausschnitts
- Skizze der empfohlenen Zielstruktur
- Grundidee für Gruppen, Berechtigungen und Verantwortliche
- Kurze schriftliche Empfehlung
- Einordnung von Aufwand, Risiken und nächstem Schritt
- Keine Konfiguration, Migration oder Änderung im Tenant
Bei Beauftragung eines Umsetzungspakets innerhalb von 30 Tagen vollständig anrechenbar.
Dokumentenablage Start
Für kleine Teams, die eine verbindliche gemeinsame Ablage statt verteilter Ordner und Einzelentscheidungen brauchen.
- Struktur-Workshop und Zielbild
- Eine zentrale SharePoint-Website
- Bis zu vier abgestimmte Dokumentbibliotheken
- Namens-, Ablage- und Versionierungslogik
- Grundlegende Gruppenrechte und Entscheidung zum externen Teilen
- Einbindung in Teams; OneDrive-Synchronisierung nur nach technischer Prüfung
- Pilotbestand aus einer vereinbarten Quelle; Dateizahl oder Volumen stehen im Angebot
- Dokumentation und kurze Einweisung
- Ein 30-Tage-Check nach dem Go-live
Intranet Start
Für kleine Unternehmen, die zusätzlich zur Ablage einen zentralen Einstieg für interne Meldungen, Schnellzugriffe und Ansprechpartner möchten.
- Alles aus Dokumentenablage Start
- Eine zusätzliche SharePoint-Kommunikationswebsite als zentraler Intranet-Einstieg
- Bis zu fünf abgestimmte Hauptbereiche
- Startseite mit internen Meldungen und Schnellzugriffen
- Bis zu zwei abgestimmte Seitenvorlagen
- Logo, Farben und Bildsprache im Microsoft-Standard
- Einpflege vereinbarter, vom Kunden bereitgestellter Startseiteninhalte
- Einweisung für bis zu zwei benannte Redakteure
- Dokumentation und ein 30-Tage-Check nach dem Go-live
So bleiben Preis und Ergebnis seriös: Die Einstiegspreise gelten für kleine, klar abgegrenzte Umgebungen. Datenmenge, Qualität des Bestands, benötigte Rechte, gewünschte Inhalte und interne Abstimmung bestimmen den verbindlichen Festpreis. Alle Preise sind Endpreise gemäß § 19 UStG; Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen. Microsoft-Lizenzen, Drittanbieterleistungen, größere Datenmigrationen, umfangreiche Inhaltserstellung, individuelles Corporate Design und zusätzliche Leistungen sind nicht enthalten, sofern sie nicht ausdrücklich im Angebot genannt werden.
Die Basis steht. Weitere Funktionen lassen sich gezielt ergänzen.
Das Startprojekt schafft eine geordnete Ablage und klare Berechtigungen. Datenmigration, Automatisierung, Governance, DMS-Anforderungen und Copilot werden anschließend als eigene Ausbaustufen mit klarem Ziel und Umfang geplant.
Datenmigration
Größere Bestände werden nach Bereinigung, Mapping und Testmigration schrittweise übernommen.
Automatisierung
Power Automate, Power Apps, individuelle Workflows und SPFx werden als eigener Projektbaustein konzipiert.
Governance & Compliance
Purview, Aufbewahrung und umfangreiche Berechtigungsmodelle erhalten ein eigenes Governance-Konzept.
DMS & Revisionsanforderungen
Rechtliche Archivierungs- und Revisionsanforderungen benötigen eine separate fachliche und technische Konzeption.
Copilot & Viva
Saubere Inhalte und Berechtigungen schaffen die Grundlage für spätere Readiness- und Portalprojekte.
Lizenzierung
Benötigte Microsoft-Pläne und Drittanbieter-Komponenten werden vor der Umsetzung transparent eingeordnet.
Ein Fileserver-Wechsel beginnt mit einer Kompatibilitätsprüfung. Dateitypen, Fachanwendungen, Datenmenge, Synchronisation und Arbeitsweise werden vor der Planung bewertet.
SharePoint-Struktur für einen Handwerksbetrieb.
Einblick in eine produktiv genutzte SharePoint-Struktur – anonymisiert und entlang der tatsächlich umgesetzten Bausteine dargestellt.
Ein Bereich, den Verwaltung und Projektteams gemeinsam verstehen.
Was vor einem SharePoint-Projekt wichtig ist.
Klare Antworten helfen, Projektumfang und Erwartung richtig einzuordnen. Was von Ihrem Bestand abhängt, wird im Erstgespräch oder Struktur-Workshop geprüft.
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint, OneDrive und Teams?
OneDrive ist in erster Linie der persönliche Arbeitsbereich eines Benutzers. SharePoint organisiert gemeinsam genutzte Bibliotheken, Seiten und Berechtigungen. Teams ist die tägliche Oberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit; Dateien in Teams-Kanälen werden in SharePoint gespeichert.
Was kostet eine SharePoint-Einrichtung für ein kleines Unternehmen?
Der Struktur-Workshop kostet 590 €, Dokumentenablage Start beginnt bei 2.900 € und Intranet Start bei 4.900 €. Der verbindliche Festpreis der Umsetzung hängt unter anderem von Datenbestand, Rechten, Inhalt und gewünschter Migration ab.
Was unterscheidet die drei Leistungen?
Der Struktur-Workshop für 590 € liefert Zielbild und schriftliche Empfehlung, verändert aber noch nichts im Tenant. Dokumentenablage Start setzt eine begrenzte gemeinsame SharePoint-Ablage um. Intranet Start enthält zusätzlich eine Kommunikationswebsite für interne Meldungen und Schnellzugriffe. Wird innerhalb von 30 Tagen ein Umsetzungspaket beauftragt, werden die 590 € vollständig angerechnet.
Brauchen wir zusätzliche SharePoint-Lizenzen?
SharePoint ist in vielen Microsoft-365-Business-Plänen bereits enthalten. Vor Projektstart wird geprüft, ob die vorhandenen Lizenzen den vereinbarten Umfang abdecken. Fehlende Lizenzen sind nicht im Projektpreis enthalten.
Werden unsere vorhandenen Dateien übernommen?
Ein Pilotbestand aus einer vereinbarten Quelle kann im Umsetzungspaket enthalten sein; Dateizahl oder Datenvolumen und die Prüfung nach der Übernahme werden im Angebot festgelegt. Größere oder ungeordnete Migrationen werden separat angeboten, weil Aufwand und Risiko von Datenmenge, Qualität, Dateitypen, Pfadlängen und vorhandenen Rechten abhängen.
Kann SharePoint unseren lokalen Fileserver vollständig ersetzen?
Nicht in jedem Fall. Vor einer solchen Entscheidung müssen Dateitypen, Datenmenge, Fachanwendungen, Synchronisation und Arbeitsweise geprüft werden. Das Standardpaket verspricht deshalb keinen pauschalen Fileserver-Ersatz.
Ist die Lösung ein vollständiges oder revisionssicheres DMS?
Nein. Die Standardpakete schaffen eine strukturierte SharePoint-Ablage beziehungsweise ein kompaktes Intranet. Ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem, rechtliche Archivierungsanforderungen und Revisionssicherheit benötigen eine eigene fachliche und technische Konzeption.
Ist ein Backup der SharePoint-Daten enthalten?
Nein. Versionierung, Aufbewahrung und ein separates Backup sind unterschiedliche Themen. Eine zusätzliche Sicherung mit Monitoring und optionalen Testwiederherstellungen finden Sie unter Microsoft-365-Backup.
Sind Microsoft 365 Copilot oder Viva Bestandteil des Projekts?
Nein. Eine klare Struktur und abgestimmte Berechtigungen sind eine gute Grundlage für spätere Erweiterungen. Copilot-Readiness, SharePoint Advanced Management, Viva und umfangreiche Governance werden nur nach eigener Prüfung separat angeboten.
Wer liefert Texte, Bilder und Formulare für das Intranet?
Die im Angebot benannten Startseiteninhalte werden von Synvio in die vereinbarte Struktur eingepflegt; freigegebene Texte, Bilder, Ansprechpartner und Links liefert das Unternehmen. Umfangreiche Redaktion, individuelle Gestaltung sowie die Konzeption neuer Formulare oder Workflows sind nicht im Einstiegspaket enthalten.
Müssen wir nach dem 30-Tage-Check eine laufende Betreuung buchen?
Nein. Der 30-Tage-Check ist ein einmaliger gemeinsamer Abschlussblick auf technischen Stand, offene Fragen und vereinbarte Nutzung. Das Projekt wird dokumentiert und übergeben. Laufende Redaktion, Support und Weiterentwicklung sind nicht automatisch enthalten; die Pflege kann optional über die Microsoft-365-Betreuung vereinbart werden.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein klar abgegrenzter Start ist häufig innerhalb weniger Wochen umsetzbar. Entscheidend sind die Geschwindigkeit interner Abstimmungen, der Ausgangsbestand und der vereinbarte Umfang. Der verbindliche Zeitrahmen steht im Angebot.
Zeigen Sie mir, wie Ihre Ablage heute aussieht.
Im kostenfreien Erstgespräch klären wir, welches Zielbild den größten Nutzen bietet, ob der Struktur-Workshop der beste Einstieg ist und welcher Umsetzungsumfang zu Ihrem Team passt. Sie sprechen direkt mit der Person, die das Projekt später umsetzt.
Erstgespräch vereinbaren Mehr über mich30 Minuten · kostenfrei · unverbindlich
